Le Business Process Model and Notation (BPMN) est une norme de modélisation des processus métier qui utilise un ensemble de symboles graphiques pour représenter de manière visuelle les étapes d’un processus métier. Ce système de logigramme détaille du début à la fin les activités commerciales et les flux d'informations nécessaires à l'exécution d'un processus.

L'objectif du BPMN est de modéliser les processus pour accroître l'efficacité, s'adapter à de nouvelles situations ou obtenir un avantage concurrentiel. Devenu un standard international, le BPMN sert de langage commun, transcendant les barrières entre les experts en processus métier, les développeurs informatiques et les utilisateurs finaux.

Il facilite la conceptualisation, l’exécution technique et le suivi des processus d’affaires, permettant ainsi une communication claire et une compréhension mutuelle au sein des organisations. Contrairement au langage UML, qui est plus orienté vers la conception de logiciels, le BPMN se focalise sur la modélisation de processus d’affaires, accessible et utilisable par des professionnels de divers domaines.

Le rôle du BPMN dans la gestion des processus d'affaires est profondément ancré dans sa capacité à standardiser la représentation des processus. Un processus est une séquence d’activités connectées, souvent complexes et nécessitant une visualisation claire pour faciliter la compréhension et le traitement efficace des opérations. Avant le BPMN (C'est quoi, le BPMN - Définition, éléments et objectif ), la représentation des processus variait, rendant difficile la communication entre différents acteurs et organisations.

L'introduction de la norme BPMN 2.0 a été une réponse à ces défis, en offrant une méthodologie standardisée pour représenter les processus. Cette norme décrit chaque élément du processus, comme les tâches, les événements, et les passerelles, avec des variations spécifiques pour montrer le comportement attendu. Cela clarifie non seulement les rôles et les activités au sein d’un processus mais aussi les différents scénarios possibles.

Le BPMN 2.0 va au-delà de la simple représentation graphique; il normalise également les attributs de chaque objet de processus, rendant les attentes claires et éliminant toute ambiguïté. Ce niveau de détail assure que tous les participants, des gestionnaires aux développeurs, comprennent le processus de la même manière, facilitant ainsi une collaboration efficace.

En outre, le BPMN est crucial pour la gestion des processus car il permet une analyse et une amélioration continues. Les entreprises peuvent modéliser et examiner leurs processus actuels, identifier les inefficacités et les améliorer. Cela rend les opérations plus efficaces, réduit les coûts et améliore la performance globale.

Le BPMN sert de langage commun, simplifiant la communication et améliorant la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans les processus d'affaires. Il permet une visualisation intuitive, une analyse précise et une amélioration continue des processus, ce qui est essentiel pour le succès et l'efficacité organisationnels.

Les symboles de BPMN 2.0 et leurs utilités

Lorsqu'il s'agit de comprendre le BPMN , la connaissance des symboles est essentielle. Chaque symbole dans le BPMN représente une étape, une activité ou une information spécifique dans un processus métier. Ces symboles, combinés de manière logique, permettent de modéliser visuellement les flux de travail et les interactions au sein d'une organisation. Dans cette section, nous allons explorer en détail les principaux symboles du BPMN et leur utilisation, afin de vous fournir les connaissances nécessaires pour créer des modèles de processus métier clairs et compréhensibles.

Evénements

Start Event (Début d'événement) :

• Le Start Event marque le point de départ d'un processus dans un diagramme BPMN.
• Il représente le déclencheur initial qui initie le flux de travail.
• Le Start Event peut être utilisé pour symboliser divers déclencheurs, tels que l'arrivée d'une demande client, le démarrage d'une application ou le lancement d'une tâche planifiée.
• Il existe différents types de Start Events, tels que le Start Event de processus, le Start Event de message, le Start Event de minuterie, etc., chacun indiquant un déclencheur spécifique pour démarrer le processus.

• Les événements intermédiaires regroupent les moments significatifs qui ne perturbent pas le déroulement principal des actions, ainsi que les événements de limite non-interruptifs et les événements de limite interruptifs , qui peuvent interrompre ou modifier temporairement la progression attendue d'un processus ou d'une situation.
• Ils peuvent déclencher des actions, fournir des informations ou modifier le flux du processus.
• Les types d'Intermediate Events comprennent les événements de message, de minuterie, de signal, de condition et de compensation, chacun servant un objectif spécifique.

Ces événements intermédiaires peuvent être utilisés pour gérer des situations telles que la réception de données externes, la vérification de conditions, le traitement des erreurs ou la synchronisation des activités entre différents acteurs ou systèmes.

End Event (Fin d'événement) :

• Les End Events marquent la conclusion d'un processus dans un diagramme BPMN.
• Ils indiquent que toutes les activités prévues ont été achevées et que le flux de travail est prêt à se terminer.
• Les types d'End Events comprennent la Fin de processus, la Fin d'événement intermédiaire et la Fin d'événement de message, chacun signalant une fin spécifique du processus.
• L'End Event peut également être utilisé pour indiquer des résultats ou des informations générés par le processus, tels que la production de rapports ou la livraison de produits.
• En comprenant ces trois types d'événements et leur utilisation dans la modélisation BPMN, les analystes et les parties prenantes peuvent créer des représentations précises et efficaces des processus métier, facilitant ainsi la communication, l'analyse et l'amélioration des flux de travail organisationnels.

Tâches

Les tâches représentent les actions ou les travaux réalisés dans le cadre d'un processus métier dans le Business Process Model and Notation (BPMN). Elles constituent les blocs de construction fondamentaux des modèles BPMN, décrivant les activités spécifiques effectuées par les participants ou les systèmes dans un flux de travail. Comprendre les différents types de tâches et leur utilisation appropriée est essentiel pour décrire avec précision les processus organisationnels.

• Une tâche représente une unité d'action ou de travail à accomplir dans un processus métier.
• Elle peut être exécutée par un individu, un groupe de travail ou un système informatique.
• Les tâches peuvent être de nature variée, telles que des actions manuelles, des opérations informatiques, des décisions à prendre, des étapes de traitement de données, etc.
• Les tâches sont généralement utilisées pour décomposer un processus en activités spécifiques, ce qui facilite la gestion, la surveillance et l'optimisation des flux de travail.

Gateways

Les gateways jouent un rôle crucial dans la modélisation des processus métier dans le Business Process Model and Notation (BPMN). Ils représentent des points de décision où le flux de travail peut se diviser, converger ou être conditionné en fonction de conditions spécifiques. Comprendre les différents types de gateways et leur utilisation appropriée est essentiel pour décrire avec précision les flux de processus complexes et les logiques de routage.

Gateway :

• Un gateway est un élément de modélisation qui contrôle la manière dont le flux de processus se divise, se fusionne ou est conditionné en fonction de certaines règles ou conditions.
• Les gateways sont utilisés pour représenter des points de décision dans un processus, où différentes voies peuvent être prises en fonction de résultats spécifiques.
• Ils sont représentés par des symboles spécifiques dans les diagrammes BPMN, tels que les gateways exclusifs, parallèles, inclusifs et complexes, chacun ayant une signification et un comportement distincts.
• Les gateways peuvent être utilisés pour gérer des conditions de routage, des choix conditionnels, des alternatives parallèles, des séquences sélectives, etc., permettant ainsi de modéliser des processus métier complexes avec une logique de décision sophistiquée.

Flows

Les flux représentent les connexions entre les différents éléments d'un processus métier dans le Business Process Model and Notation (BPMN). Ils décrivent l'ordre dans lequel les tâches, événements et gateways sont exécutés ou interagissent les uns avec les autres. Comprendre les différents types de flux et leur utilisation appropriée est essentiel pour modéliser avec précision les processus organisationnels et assurer une exécution fluide et efficace des workflows

• Une séquence de flux représente l'ordre linéaire dans lequel les éléments d'un processus sont exécutés les uns après les autres.
• Elle est utilisée pour décrire la séquence chronologique des activités, des événements et des décisions dans un processus.
• Les séquences de flux sont généralement représentées par des flèches unidirectionnelles dans les diagrammes BPMN, indiquant la direction du flux et la relation entre les éléments du processus.
• Elles peuvent être utilisées pour représenter des flux simples, des dépendances séquentielles entre les activités, des transitions entre les étapes du processus, etc.

Activity Marker

L'Activity Marker (marqueur d'activité) dans le contexte du BPMN est un élément visuel utilisé pour ajouter des informations supplémentaires à une activité ou une tâche dans un processus métier. Ces marqueurs fournissent des détails contextuels sur la nature ou le comportement d'une activité, facilitant ainsi la compréhension du processus.

Par exemple, un marqueur d'activité peut indiquer qu'une tâche doit être répétée, exécutée plusieurs fois en parallèle, ou qu'elle peut être réalisée dans un ordre arbitraire. En utilisant ces marqueurs, les modélisateurs peuvent décrire plus précisément les actions et les règles associées à chaque activité, ce qui permet une modélisation BPMN plus précise et complète.

• Les marqueurs d'activité sont des éléments visuels utilisés dans le BPMN pour ajouter des informations supplémentaires à une tâche ou une activité.
• Ils fournissent des détails contextuels sur la nature ou le comportement d'une activité, ce qui facilite la compréhension du processus.
• Les marqueurs peuvent indiquer des actions telles que la répétition d'une tâche, son exécution parallèle, ou sa capacité à être réalisée dans un ordre arbitraire.
• Ils permettent une modélisation plus précise et complète des processus métier en décrivant plus spécifiquement les actions et les règles associées à chaque activité.

SWIMLANES

Les Swimlanes, également connues sous le nom de couloirs ou de piscines, sont des divisions visuelles dans un diagramme BPMN qui séparent les différentes parties prenantes ou les unités organisationnelles impliquées dans un processus. Chaque Swimlane peut représenter un acteur individuel, une équipe, un département ou un système informatique impliqué dans le processus.

Les activités dans un diagramme BPMN sont généralement placées dans les Swimlanes correspondantes pour indiquer qui est responsable de leur exécution. Les Swimlanes permettent de visualiser clairement les responsabilités et les interactions entre les différentes parties prenantes dans un processus métier, facilitant ainsi la compréhension et la communication.

DATA

Les données jouent un rôle crucial dans la modélisation et l'exécution des processus métier dans le cadre du BPMN. Elles représentent les informations utilisées, générées ou manipulées par les activités, les événements et les décisions dans un processus. Les données peuvent prendre différentes formes, telles que des valeurs numériques, des chaînes de caractères, des objets complexes, des enregistrements de base de données, etc. Dans le contexte du BPMN, les données peuvent être utilisées pour prendre des décisions, guider le flux de processus, déclencher des événements, ou pour fournir des résultats ou des rapports.

• Les données sont des informations utilisées, générées ou manipulées par les activités, les événements et les décisions dans un processus métier.
• Elles peuvent prendre différentes formes, telles que des valeurs numériques, des chaînes de caractères, des objets complexes, des enregistrements de base de données, etc.
• Les données sont utilisées pour prendre des décisions, guider le flux de processus, déclencher des événements, ou pour fournir des résultats ou des rapports.
• Dans un diagramme BPMN, les données peuvent être représentées par des artefacts tels que des objets de données, des flux de données ou des annotations pour indiquer leur utilisation et leur manipulation dans le processus.

Chaque symbole joue un rôle essentiel dans la cartographie et la compréhension des processus, en aidant à visualiser le déroulement des activités et la logique des opérations au sein d'une organisation.

Le rôle de l’organigramme BPMN

Dans le contexte du BPMN, l'organigramme n'est pas simplement un schéma illustratif mais un outil dynamique qui structure et reflète la complexité des processus métiers. Il joue un rôle crucial dans la modélisation, l'analyse et l'optimisation des processus. Cette section explorera comment l'organigramme BPMN aide les organisations à comprendre et à gérer efficacement leurs processus métiers.

1. Structure de l'organigramme : Comment l'organigramme BPMN facilite la compréhension des hiérarchies et des relations de processus

L'organigramme BPMN est essentiel pour décomposer les processus métiers complexes en composants plus simples et compréhensibles. Cette structure aide à visualiser et à comprendre la dynamique interne des processus au sein de l'organisation.

Définition des rôles et responsabilités : L'organigramme BPMN clarifie les rôles et responsabilités au sein des processus, permettant une attribution précise des tâches et une meilleure coordination entre les équipes.

Visualisation des flux de processus :Il offre une représentation graphique des étapes du processus, montrant comment les activités s'enchaînent et interagissent, ce qui facilite l'identification des dépendances et des points de décision critiques.

Clarification des hiérarchies et des relations :L'organigramme aide à comprendre les liens hiérarchiques et les relations entre les différents processus et sous- processus, établissant une vue claire de la structure opérationnelle de l'organisation.

2. Analyse des processus : Utilisation de l'organigramme pour identifier les points d'amélioration et d'optimisation

L'organigramme BPMN est un outil puissant pour l'analyse et l'optimisation des processus, fournissant les insights nécessaires pour améliorer la performance globale de l'entreprise.

Identification des zones de ralentissement : L’organigramme BPMN aide à repérer les endroits où les processus sont lents ou peu performants, offrant des possibilités pour rectifier ces zones de ralentissement.

Optimisation des flux de travail : En analysant l'organigramme, les organisations peuvent repérer les redondances et les étapes inutiles dans les processus, permettant une simplification et une rationalisation des flux de travail.

Amélioration continue : L'organigramme BPMN facilite l'application des principes d'amélioration continue en fournissant un cadre pour l'évaluation régulière et l'ajustement des processus pour maximiser l'efficacité et la productivité.

L'organigramme BPMN est bien plus qu'un simple outil de documentation; il est central dans la stratégie de gestion des processus d'une entreprise, permettant une compréhension approfondie, une analyse rigoureuse et une optimisation continue des processus métiers.

Partie pratique : Demande d’achat

Dans cet exemple, nous allons explorer le processus de demande d'achat, un élément fondamental de nombreuses entreprises.

Le processus de demande d'achat comprend plusieurs étapes clés, depuis l'identification du besoin d'un produit ou d'un service jusqu'à l'approbation finale de l'achat. En comprenant ce processus, vous serez en mesure d'optimiser les flux de travail, de réduire les délais et d'améliorer la transparence tout au long du cycle d'achat.

À travers notre outil BPMN, nous vous guiderons étape par étape dans la modélisation et l'automatisation de ce processus. Vous apprendrez à utiliser les symboles BPMN pour représenter chaque étape, les flux de travail entre elles, ainsi que les décisions et les conditions qui peuvent influencer le processus.

Faire une demande d'achat : Point de départ où un utilisateur soumet une nouvelle demande.

Évaluation de la demande : La demande est évaluée pour déterminer si elle doit être validée ou renvoyée pour révision

Demande de révision : Si la demande nécessite des modifications, elle est renvoyée à l'initiateur.

Notification de révision : L'initiateur est notifié que la demande doit être revue et modifiée.

Validation de la demande d'achat : Après la révision, la demande est à nouveau évaluée et peut être validée.

Confirmation de la demande : Une fois la demande validée, elle est confirmée pour l'exécution.

Rejet de la demande : Si la demande ne peut être validée, elle est définitivement rejetée.

Passer la commande : La commande est passée avec les fournisseurs suite à la confirmation de la demande.

Réception et conformité : À réception de la commande, la conformité des articles reçus est vérifiée.

Paiement de la facture : La facture associée à la commande est traitée et payée .

Commande reçue : La finalisation du processus avec la confirmation que la commande a été reçue et que tout est en ordre.